Task Mining im Fokus: Was versteht man unter Task Mining?

Die fortlaufend zunehmende Digitalisierung nimmt nicht nur auf den Alltag aller Menschen Einfluss, sondern auch die Tätigkeit am Arbeitsplatz und innerhalb von Organisationen. Ein Beispiel dafür ist das in Deutschland noch längst nicht weitläufig bekannte Task Mining. Dabei lohnt es sich genauer hinzuschauen, was Task Mining ist, wo es genutzt wird und welche Mehrwerte es freilegen kann.

So funktioniert Task Mining: Alles beginnt mit der Datenakquise

Zunächst braucht es, wie immer im Digitalwesen, Daten - und zwar möglichst authentische, vielfältige und quantitativ ausreichend vorliegende Datensätze. Zur Datenakquise werden dafür typischerweise spezialisierte Task-Ming-Tools verwendet, die Interaktionen von Mitarbeitern erfassen, darunter Tastatureingaben, Mausklicks und genutzte Softwarefeatures.

Anschließend folgt eine gründliche Analyse der Daten

Die gesammelten Daten gehören nun analysiert, um wiederkehrende Abläufe zu erfassen, Muster in den jeweiligen Tasks zu identifizieren und Ineffizienzen offenzulegen.

Die Analyse kann sowohl manuell als auch KI-gestützt erfolgen, was unter anderem auch von den jeweiligen Ressourcen im Unternehmen abhängig ist. Wie solche Tools arbeiten, Daten analysieren und anschließend die Grundlage für Optimierungen schaffen? Mehr Infos zum Thema bietet Mpmx.com!

Aufarbeitung und Visualisierung der gewonnenen Erkenntnisse und Daten

Task-Diagramme dienen beim Task Mining der Visualisierung und sorgen dafür, dass die zuvor gesammelten Daten und stattgefundenen Analysen greifbar für Mitarbeitende in Führungsrollen und beispielsweise externe Berater werden. Die Diagramme zeigen unter anderem auf:

• wie lange einzelne Tasks dauern
• wie oft sie von einzelnen Mitarbeitenden und Abteilungen durchgeführt werden
• welche redundanten Schritte eingespart werden könnten

In der Folge sollte die Bewältigung der einzelnen Tasks nachhaltig und ohne Qualitätsverlust beschleunigen werden.

Optimierung der internen Arbeitsabläufe, um die Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu steigern

Erst nachdem Entscheider einen ganzheitlichen, kohärenten und authentischen Einblick in die einzelnen Tasks und deren Erledigung gewonnen haben, können darauf aufbauend Optimierungspotenziale identifiziert und detailliert ausgearbeitet werden.

Die Optimierung der Abläufe ist immer das dem Task Mining übergeordnete Ziel, schließlich soll die Methode im Unternehmen sowohl die Effizienz als auch daran gekoppelt die Wirtschaftlichkeit steigern.

Mit einer Prozessoptimierung, die zwangsläufig am Ende des Task-Mining-Prozess stattfinden muss, lassen sich im Unternehmen Ressourcen fortan besser allokieren und gegebenenfalls unnötige Arbeitsschritte einsparen. Gleichermaßen könnte die Erkenntnis auch sein, dass menschliches Eingreifen gar nicht notwendig ist und die jeweilige Aufgabe wird in der Folge komplett automatisiert.

Welche Vorteile könnte Task Mining, korrekt umgesetzt, in Unternehmen haben?

Zunächst einmal ist es für Unternehmen immer essenziell, einen exakten Einblick in die jeweiligen Arbeitsabläufe und die daran gebundenen Aufgaben zu haben. Nur so kann überhaupt eine Optimierung stattfinden.

Eine generelle Effizienzsteigerung ist ebenso Ziel von Task Mining wie die Möglichkeit auszuloten, ob ganze oder Teilaufgaben nicht automatisiert werden können, um Personal fortan anderweitig einzusetzen oder gänzlich zu ersetzen.

Da derartige Entscheidungen beim Task Mining datenbasiert getroffen werden, liegt diesen auch ein solides Fundament zu Grunde. Produktivitätsgewinne sind ebenso denkbar, sofern Mitarbeitende fortan weniger Zeit mit redundanten Aufgaben verbringen und stattdessen an größeren und wichtigeren Stellschrauben aktiv sind.

Beispiele für Arbeitsabläufe, die mit Task Mining analysiert werden könnten

Ein klassisches Beispiel: Rechnungen manuell erstellen und prüfen, anschließend die Zahlungseingänge erneut zu prüfen und mit Rechnungen abzugleichen. Das sind allesamt prinzipiell kaum fordernde, aber notwendige und zeitaufwändige Aufgaben, die sich unter Umständen automatisieren lassen, sofern die Task-Mining-Analyse dafür die Grundlage schafft.

Im Kundendienst könnte es stattdessen zu repetitiven Schritten kommen, die sich womöglich leicht einsparen lassen. Sind diese erst einmal identifiziert und abgeschafft oder wurden automatisiert, könnten Kundendienstmitarbeiter in der Folge mehr Kunden pro Stunde weiterhelfen, statt ihre Zeit mit den nun obsolet gewordenen Schritten zuzubringen.

Wertvoll ist Task Mining zudem mit Hinblick auf die Compliance: So können Compliance-Verantwortliche prüfen, ob Mitarbeitende die übertragenen Aufgaben entsprechend der internen und gesetzlichen Richtlinien durchführen.