Reisemanagement-Software für die effiziente Gestaltung von Geschäftsreisen

Trotz der vielfältigen Möglichkeiten, Meetings online abzuhalten, sind Dienstreisen weiterhin für viele überregional und international tätige Unternehmen unerlässlich. Erlauben sie doch den persönlichen Kontakt mit Geschäftspartnern und ermöglichen eine optimale Kundenpflege. Nicht selten werden die besten Abschlüsse bei einem gemütlichen Dinner oder an der Hotelbar in trockene Tücher gebracht.

Um Außendienstler, CEOs oder die Führungsspitze auf die Reise zu schicken, bedarf es einer akribischen Planung sowie eines erheblichen administrativen und logistischen Geschicks. Klassische, analoge Lösungen sind angesichts dieser hohen Anforderungen zunehmend überfordert. Ein Travel-Management-System (TMS) übernimmt die Organisation und Durchführung einer Geschäftsreise komplett, sodass Unternehmensressourcen eingespart und unschätzbare Wettbewerbsvorteile generiert werden.

Travel-Management-System – was genau wird darunter verstanden?

Die globale Verflechtung der Märkte bringt es mit sich, dass sich Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen immer komplizierter gestalten. Der finanzielle und logistische Aufwand wächst stetig an. Ein digitales Reisemanagement für Unternehmen ist eine praktische und kostengünstige Lösung, die damit verbundenen Aufgaben beherrschbar zu gestalten.

Ein TMS ist eine Software, die man sich wie ein digitales Reisebüro vorstellen kann, das sämtliche Prozesse, die mit den Geschäftsreisen eines Unternehmens verbunden sind, an einem Ort vereint. Im Fokus steht ein zentrales Buchungssystem, das alle Reservierungen und Buchungen sowie Stornierungen und Umbuchungen automatisiert.

Überdies erstellt das System individuell gestaltete Reiserichtlinien und alle Beteiligten behalten jederzeit den kompletten Überblick auf die anfallenden Reisekosten. Nach Abschluss einer Reise erstellt das System einen Report, der für die Optimierung zukünftiger Dienstreisen von Vorteil ist.

INFOGRAFIK

Welche Anforderungen werden an ein effizientes Reisemanagement gestellt?

Um die Mitarbeiter eines Unternehmens gewinnbringend auf die Reise zu schicken, muss eine Firma über ein effizientes Reisemanagement verfügen. Dieses übernimmt dabei verschiedene Aufgaben aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine eigene Abteilung, die sich nach den klassischen Methoden diesen Prozessen annimmt oder eine Software, welche die Prozesse automatisiert durchführt, zum Zuge kommt.

Planung der Geschäftsreise

In der Vorbereitungsphase werden die exakten Reisedaten festgelegt. Zudem sind die günstigsten Reisezeiten und Preise für Flug- und Bahntickets zu ermitteln. Obendrein sind bei Auslandsreisen die Transfers vom und zum Flughafen Frankfurt respektive München, Nürnberg oder Stuttgart zu organisieren.

Ein weiteres Aufgabenfeld in dieser Phase ist die Vorbereitung von Reiseunterlagen und allen damit in Zusammenhang stehenden Informationen über das Reiseziel.

Recherche nach dem günstigsten Reiseveranstalter

Die Suche nach dem besten Reiseanbieter gestaltet sich in der Regel als sehr umfangreich und zeitaufwendig. Verschiedene Anbieter müssen kontaktiert werden. Es kommt zu langwierigen Verhandlungen, um Kostenvorteile zu generieren. Gleichzeitig müssen die Ansprüche hinsichtlich des Komforts der Reisenden berücksichtigt werden, damit diese möglichst entspannt am Reiseziel eintreffen.

In einem TMS sind alle infrage kommenden Reiseanbieter gespeichert. Mit einem Mausklick lassen sich die besten aktuellen Angebote aufrufen, sodass die Buchung innerhalb weniger Minuten abgeschlossen wird.

Strategisch günstige Unterkunft buchen

Ein zentraler Punkt bei der Koordination einer Dienstreise ist die Suche nach einer geeigneten Unterkunft. Diese muss strategisch günstig in der Nähe des Meetings oder der maßgeblichen Location liegen. Gleichzeitig muss der Hotelstandard dem Status der Reisenden entsprechen, ohne die vom Unternehmen vorgegebenen Kostenlimits zu überschreiten.

Transport der Geschäftsreisenden vor Ort

Vor Ort benötigen die Abgesandten des Unternehmens Transportmittel, um die Tagungsräume pünktlich zu erreichen. Wer verspätet zum Meeting erscheint, für den ist der Zug in der Regel abgefahren. Ein Mietwagen muss reserviert und bezahlt werden. Unter Umständen sind weitere Flug- oder Bahntickets zu reservieren.

Ziel ist es, die Mitarbeiter von den damit in Verbindung stehenden logistischen Aufgaben zu befreien, damit sie sich ausschließlich auf ihre Aufgaben im Meeting konzentrieren können. Dies wird besonders dann wichtig, wenn es zu kurzfristigen Änderungen kommt, die in der Regel Umbuchungen und Änderungen bei den Terminabsprachen nach sich ziehen.

Zusammenkünfte organisieren

In diesem Zusammenhang geht es weniger um die inhaltlichen Belange der Geschäftstreffen. Vielmehr dreht es sich für das Reisemanagement darum, dass die Mitarbeiter rechtzeitig und gut vorbereitet den Ort des Meetings erreichen.

In vielen Fällen benötigen Geschäftsreisende Zugangsberechtigungen, um das Veranstaltungsgebäude, das Kongresszentrum oder das Messegelände zu betreten. Oft muss den Reiseunterlagen ein Raumplan beigelegt werden, anhand dessen ein Stand oder ein Veranstaltungssaal ohne langwierige Suche lokalisiert und gefunden wird.

Verwaltung der Spesen

Während der Reise sammeln die Mitarbeiter verschiedene Belege für Ausgaben, die vorab nicht buch- und bezahlbar waren. Darunter fallen beispielsweise Ausgaben für Verpflegung, Taxi und Parkplatzgebühren. Meist werden die Quittungen in verschiedenen Formaten ausgestellt, teilweise digital und teilweise auf Papier, wodurch die Spesenabrechnung der Mitarbeiter schnell unübersichtlich wird.

Abrechnung der Reisekosten in Echtzeit

Nach Abschluss der Geschäftsreise muss dieselbe korrekt verbucht und abgerechnet werden. Schließlich sind die Ausgaben steuerlich relevant. Entscheidend dabei ist, dass die Reisekostenabrechnung lückenlos und effizient durchgeführt wird, damit sie langfristig von den verantwortlichen Behörden nachvollzogen werden kann.

Was bringt eine Reisemanagement-Software für ein Unternehmen?

Bei einem klassischen Reisemanagement werden die zahlreichen Komponenten und Prozesse, die eine Geschäftsreise mit sich bringt, über Excel-Tabellen organisiert. Oftmals werden noch Formulare benutzt, die per Hand auszufüllen sind. Die Reiseunterlagen sind in Ordnern abgeheftet, die die Mitarbeiter immer mit sich führen müssen.

Bei der Nutzung eines TMS dagegen lassen sich alle relevanten Inhalte jederzeit per Notebook, Tablet oder Smartphone abrufen.

Wie funktioniert ein TMS?

Ein TMS lässt sich individuell einrichten und auf die Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen. Es sollte die folgenden Aufgaben automatisiert erledigen:

• Günstige Angebote für Reise, Transport und Unterkunft innerhalb von wenigen Sekunden herausfiltern und die dafür notwendigen Buchungen veranlassen.

• Reise-Support, der alle Termine und Informationen die Reise betreffend übersichtlich am Endgerät auflistet.

• Verbindliche Festlegung von Reiserichtlinien, damit während des Business-Trips nachträgliche Änderungen und zeitraubende Genehmigungsverfahren vermieden werden.

• Digitale Übermittlung aller Ausgaben und Belege, wodurch die Buchhaltung immer einen Überblick hat und Fehlerquellen monieren und abstellen kann.

• Anhand eines automatisch erstellten Reiseberichts kann Optimierungspotenzial für künftige Business-Reisen identifiziert werden.

Welche Features muss ein TMS integrieren?

Um diese Aufgaben zufriedenstellend zu lösen, sollte eine TMS-Software mit den folgenden Funktionen ausgestattet sein:

• Angebotsportfolio über Reiseanbieter und Unterkunftsmöglichkeiten.

• User-freundliche Bearbeitungsoberfläche.

• Individualisierbare und transparente Reiserichtlinien.

• Statusüberwachung der gesamten Geschäftsreisen des Unternehmens.

• Bündelung der Dienstreisen einzelner Mitarbeiter.

• Kostenloser 24/7 Support

• Reisewarnungen und Informationen zum Reiseland.

• Flexibles Handling von Stornierungen und Umbuchungen.

• Selbst- und Gruppenbuchungen.

• Schnittstellen zum unternehmenseigenen Enterprise-Resource-Planning-System (ERP).

Vorteile eines digitalen Reisemanagement-Systems

Für die Nutzung eines TMS fallen, je nach Ausstattung und Bedarf, monatliche Gebühren zwischen 20 und 50 Euro an. Die Mitarbeiter, die bisher für das Reisemanagement verantwortlich waren, werden entlastet. Sie fokussieren sich auf die Arbeiten, die nicht automatisiert werden können. Die Software erlaubt eine komplette Reisekostenabrechnung in Echtzeit und analysiert Daten zur Optimierung künftiger Geschäftsreisen.

Obendrein spart ein digitales Reisemanagement-System Zeit und tilgt Fehlerquellen. Die Reisenden werden von allen administrativen und logistischen Arbeiten befreit und konzentrieren sich voll und ganz auf ihre Kommunikation mit den Geschäftspartnern.