Ordnungsgemäße Fahreraufzeichnungen: Die aktuellen Regeln

Seit August 2020 müssen Fahrer ihre täglichen Aktivitäten aufzeichnen, aber viele Unternehmer sind sich dessen nicht bewusst. Als die Verordnung (EU) 2020/0154 im August 2020 in Kraft trat, änderte sich die Art und Weise, wie Fahrer ihre täglichen Aufgaben und Aktivitäten der vergangenen Tage und Wochen aufzeichnen, erheblich. Diese Überarbeitungen sind die größte Änderung der Aufzeichnungen seit der Einführung des digitalen Fahrtenschreibers und haben die Anforderungen an die Aufzeichnungen der Fahrer erheblich verändert.

Viele Unternehmer sind sich jedoch nicht über die gestiegenen Pflichten der Fahrer bewusst. Wenn sie die neuen Regeln nicht einhalten, könnten sie mit Durchsetzungsmaßnahmen konfrontiert werden. In diesem Artikel befassen wir uns mit den aktuellen Aufzeichnungsregeln und erklären, wie eine Software zur Fahrtenschreiberanalyse bei der Einhaltung helfen kann.

Änderungen der Vorschriften für die Arbeitszeit der Fahrer

Vor 2020 waren die Fahrer nicht verpflichtet, andere Arbeiten aufzuzeichnen, die nicht in den Geltungsbereich der EU-Verordnungen fielen, es sei denn, sie fielen in denselben Dienstzeitraum wie ein Fahrtenschreibertag. Die Verpflichtung bestand lediglich darin, diese andere Arbeit bis zur letzten täglichen oder wöchentlichen Ruhezeit aufzuzeichnen.

In den geänderten Vorschriften wurde jedoch die Formulierung "seit der letzten täglichen oder wöchentlichen Ruhezeit" gestrichen, was bedeutet, dass alle Tätigkeiten, die nicht in den Geltungsbereich fallen, aufgezeichnet werden müssen, unabhängig davon, wann oder wo sie stattfanden.

Darüber hinaus wurden die Vorschriften für Fahrtenschreiber und Fahrerstunden für Betreiber von Reise- und Linienbussen dahingehend geändert, dass die aufgezeichneten Ruhezeiten neben den täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten auch die jährlichen Ruhezeiten und Krankheitszeiten umfassen müssen.

Fahrtenschreiber müssen nun Folgendes aufzeichnen (und Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen darüber führen):

• Fahrzeit
• Andere Arbeiten
• Verfügbarkeit
• Pausen und Ruhezeiten
• Jahres- oder Krankheitsurlaub.

Aufzeichnung von Ruhezeiten und Krankheitsurlaub

Mit der Änderung der Regeln für die Aufzeichnung von Ruhezeiten wurde ein neuer Abschnitt mit dem Titel "Gemeinsame Regeln" zu den zuvor veröffentlichten Leitlinien hinzugefügt. Darin wird klargestellt, dass von den Fahrern erwartet wird, dass sie neben den herkömmlichen Pausen und Ruhezeiten auch Zeiten des Jahresurlaubs oder des Krankenstands aufzeichnen.

Die Aufzeichnung erfolgt über den Ruhemodus (Bettsymbol) mit manuellen Eingaben auf einem digitalen/intelligenten Tachographen oder durch eine manuelle Aufzeichnung auf einer Karte oder einem Papierausdruck. Ein zweiwöchiger Urlaub muss nun aufgezeichnet werden - ebenso wie eine Woche Krankheitsurlaub und tägliche und wöchentliche Ruhezeiten - anstatt leere Einträge für die fraglichen Tage zu hinterlassen.

Aufzeichnung anderer Arbeiten

Diese Vorgaben machen auch deutlich, dass nun erwartet wird, dass alle anderen Arbeiten, die ein Fahrer ausführt, aufgezeichnet werden, auch solche, die nicht mit dem Transport zusammenhängen.

In dem Leitfaden wird betont, dass es einem Fahrer nicht gestattet ist, während der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen oder Ruhezeiten einer arbeitsbezogenen Tätigkeit nachzugehen, und dass jede andere Arbeit auf eine der drei vorgeschriebenen Arten aufgezeichnet werden muss: durch manuelle Eingabe in den digitalen Fahrtenschreiber, durch Ausdruck oder durch ein analoges Fahrtenschreiberblatt.

Aufzeichnungen für Fahrer und Bediener

Der Fahrer muss auf der Straße in der Lage sein, vollständige Aufzeichnungen für den aktuellen Tag und die vorangegangenen 28 Tage vorzulegen. Das bedeutet, dass die Aufzeichnungen nun 24 Stunden am Tag und sieben Tage in der Woche aufbewahrt werden müssen, um die Vorschriften vollständig zu erfüllen. Es sollte in keinem Zeitraum Lücken geben.

Ein Teilzeit- oder Ad-hoc-Fahrer wird viel Zeit damit verbringen müssen, alle Aktivitäten zwischen den Fahraufträgen manuell einzutragen, ebenso wie ein neuer Fahrer, der seine Arbeit zum ersten Mal aufnimmt. Eine neue Fahrerkarte bietet außerdem die Möglichkeit, manuelle Einträge für 28 Tage aufzuzeichnen.

Die Unternehmer sollten sicherstellen, dass sie ihre Fahrer in dieser neuen Verpflichtung schulen und dass sie alle erforderlichen Daten bei sich führen. Ein Unternehmer ist gesetzlich verpflichtet, 12 Monate lang Informationen aufzubewahren und vorzulegen, einschließlich aller Jahres- und Krankheitsurlaube. Die Unternehmer müssen daher sicherstellen, dass die Fahrer alles ordnungsgemäß aufzeichnen, so dass die Daten auf Anfrage der Behörden problemlos vorgelegt werden können. Idealerweise sollten Fahrtenschreiber und Software zur Analyse von Fahrerstunden so konfiguriert sein, dass sie den Benutzer auf Lücken hinweisen. Wie bereits erwähnt, reichen Tagebucheinträge oder Lohnunterlagen nicht mehr aus, um Lücken zu schließen.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Während Fahrer oder Betreiber früher verwarnt wurden, wenn ein Versäumnis, ordnungsgemäße historische Aufzeichnungen zu führen, festgestellt wurde, besteht die neue Regel darin, Bußgeldbescheide auszustellen oder die Angelegenheit an den Verkehrskommissar zu verweisen.

Für das Nichtvorlegen von Aufzeichnungen oder das nicht ordnungsgemäße Führen von Aufzeichnungen können Fahrverbote oder Bußgeldbescheide erlassen werden. Schlimmstenfalls kann das Versäumnis, Aufzeichnungen zu machen, als falsche Aufzeichnung gewertet werden, ein Vergehen, das im schlimmsten Fall mit einer Freiheitsstrafe geahndet wird.

Zusätzlich zu den festgesetzten Strafen oder der strafrechtlichen Verfolgung laufen Fahrer, die die Vorschriften nicht einhalten, auch Gefahr, vom Verkehrskommissar zu einer Anhörung über das Fahrverhalten vorgeladen zu werden. Unter diesen Umständen kann die Berufsfahrerlaubnis ausgesetzt oder entzogen und ein Führerscheinentzug ausgesprochen werden. Wenn die Betreiber nicht über die erforderlichen Systeme und Verfahren verfügen, um diese Informationen zu erfassen und aufzubewahren, kann dies dazu führen, dass öffentliche Ermittlungen durchgeführt werden und die Transportmanager ins Visier genommen werden.

Wie Sie Ärger vermeiden können

Wie bei den meisten Systemen, die von Betreibern und Fahrern verwendet werden, ist der erste Ansatzpunkt für die Beseitigung von Problemen eine angemessene Schulung. Transportmanager müssen mit den neuen Regeln und ihrer Auslegung vertraut sein, ebenso wie Planer und Fahrer. Es muss sichergestellt werden, dass die Analysesoftware auf dem neuesten Stand ist und dass die richtigen Arten von Berichten geprüft werden, damit die Software die Verantwortlichen auf Lücken in den Aufzeichnungen eines Fahrers aufmerksam macht.

Obwohl die Änderungen bereits vor fast zwei Jahren in Kraft getreten sind, ist festzustellen, dass sich viele Unternehmer und Fahrer noch immer nicht an die Vorschriften halten und sich in vielen Fällen der erhöhten Meldepflicht gar nicht bewusst sind. Die Betreiber müssen sich daher darüber im Klaren sein, dass es sich um eine wesentliche Änderung gegenüber der bisherigen Situation handelt.

Damit die Betreiber die Vorschriften einhalten können, ist eine Phase der Analyse und der Konzentration erforderlich, gefolgt von weiteren Schulungen, wenn Defizite festgestellt werden und um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden. Wenn einzelne Fahrer ihre Aktivitäten nicht vollständig aufzeichnen, müssen disziplinarische Maßnahmen in Betracht gezogen werden. Die bedauerliche Alternative ist, dass die Betreiber von Vollzugsbehörden haftbar gemacht werden können, wenn keine vollständigen Aufzeichnungen vorgelegt werden können.